‘Dit is onmogelijk voor elkaar te krijgen, was mijn eerste gedachte. De tijd is te kort, we krijgen dit weeshuis nooit op tijd ingericht. Ik dacht erover om de opdracht terug te geven,’ vertelt Jeroen Kist, extern inkoopadviseur (van AanbestedingsAdviesgroep i.s.m. Buyor Group) bij Regio Rivierenland. ‘Toch liet het me niet los. Hoe zouden we dit wel voor elkaar kunnen krijgen?’
Jeroen startte afgelopen februari met de juridische inkoopbegeleiding voor een Oekraïens weeshuis in de Hoge Wei Kesteren. De weeskinderen verbleven op dat moment in het voormalig politiebureau van Neder- Betuwe, nadat ze de oorlog ontvlucht waren.
‘Toen ik de gegevens kreeg, leken meerdere spullen meervoudig of Europees aanbesteed ingekocht te moeten worden. Dat zijn lange en uitgebreide procedures. Daarmee was het onmogelijk om 1 juni 2024 het weeshuis te verhuizen.
Toen hebben we een stap terug gezet. Opnieuw een inkoopanalyse gemaakt, maar nu vanuit een juridische bril. Zijn de bedragen niet te hoog, wat hebben we al qua spullen en wat is er echt nodig? Kunnen we het ook, binnen de wet en het gemeentelijk inkoopbeleid, anders categoriseren? Dat leek mogelijkheden te geven. We konden zelfs inventaris voor de basisschool Isandra hierin meenemen, waar Oekraïense ontheemden worden opgevangen.
Ik moet en wil zeker weten dat het 100% rechtmatig is. Dat is, naast doelmatigheid, mijn rol in het inkoopteam. Daarom heb ik het extra laten checken door mijn collega’s. 'Het kon echt,' hoorde ik en daarmee konden we door.
Met een goede onderbouwing lieten we de gemeentesecretaris zien dat we op deze manier 1 op 1 konden aanbesteden (enkelvoudig onderhands), een snellere en minder gecompliceerde manier van aankoop. De gemeentesecretaris ging akkoord.
Nu kunnen de Oekraïense weeskinderen dit weekend in hun nieuwe units slapen. Dat doet me wel wat. Mooi om daaraan meegewerkt te hebben.’
Jeroen deed dit uiteraard niet alleen, hij werkte in het inkoopteam samen met:
- Gemeente Neder-Betuwe
- Bijzaak
- A2B Groep
- Stichting Ruth
De verhuizing van het weeshuis was alleen mogelijk doordat iedereen snel schakelde, zoals de gemeente Neder-Betuwe en alle bedrijven bij wie we inkochten. Veel van hen doneerden daarnaast belangeloos extra spullen, fantastisch!