Inkoop.jpg

Contractgestuurde Dienstverlening

Veel gestelde vragen inkopen en aanbesteden bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen

Inkopen en aanbesteden bij gemeenten

Wat is inkopen?

Inkopen is ervoor zorgen dat de juiste leveringen en/of diensten met de juiste kwaliteit op de juiste tijd en plaats in de juiste hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.

Waarom aanbesteden?

Inkopen en aanbesteden zijn nauw met elkaar verbonden. Overheden geven jaarlijks grote bedragen uit. Regio Rivierenland is het daarom aan haar gemeenten, alsmede aan de inwonende burgers, maar ook aan zichzelf verplicht de besteding van gemeenschapsgelden zo transparant, objectief, efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. Hiervoor is aanbesteden in het leven geroepen.

Wat zijn de beginselen van Europees aanbesteden?

De regelgeving omschrijft vier beginselen die ten alle tijden belangrijk zijn binnen een aanbesteding; non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie, proportionaliteit

Wanneer moet ik aanbesteden?

Organisaties opererend in het publieke domein moeten aanbesteden. Hieronder vallen de staat, provincies, gemeenten, waterschappen en publieksrechtelijke instellingen, dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publieksrechtelijke instellingen.

Wat is het verschil tussen leveringen, diensten en werken?

Leveringen
Een overeenkomst onder bezwarende titel voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product. De bezwarende titel wil zeggen dat opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en betaling). Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom over verwerft. Bijkomende werkzaamheden bij afleveren, aanbrengen of installeren worden als onderdeel van het product beschouwd.

Voorbeeld: Het leveren van koffieautomaten of auto's.

Diensten
Een overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten. Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen.

Voorbeeld: Het uitvoeren van een verhuizing, het verlenen van juridisch advies of het uitvoeren van een architectenopdracht

Werken
Het realiseren van producten van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken, die er toe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen. Onder werken wordt verstaan de aanleg, het groot onderhoud en het wijzigen van civiel-, groen-, cultuurtechnische en (wegen)bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. Regulier terugkerend onderhoud aan groenvoorzieningen en kleine reparaties aan (wegen)bouwkundige werken vallen niet onder de definitie van werken maar onder diensten.

Voorbeeld: het bouwen van een tunnel of gebouw.

Wat is het inkoopbeleid?

Het inkoopbeleid bestaat uit uitgangspunten vastgesteld door het algemeen bestuur van Regio Rivierenland. Het document geeft richting aan mensen die bij inkoopvraagstukken betrokken zijn. Het inkoopbeleid omvat onder andere; het doel van de inkoopfunctie, de positie en rol van inkoop, wettelijke kaders, rechtelijke bepalingen en afwijkingen op het beleid.

Is de informatie die in het inkoopbeleid staat openbaar?

Jazeker, zowel burger, bedrijven als ambtenaren kunnen het inkoopbeleid lezen. Het inkoopbeleid is per gemeente te vinden op de website van uw gemeente en op intranet.

Wat zijn inkoopvoorwaarden?

Wanneer je overeenkomsten sluit, krijg je als inkoper te maken met bijvoorbeeld verkoop-, leverings-, garantie-, of vervoersvoorwaarden. Vaak wordt in een offerte naar deze voorwaarden verwezen en worden de voorwaarden bijgesloten. Ook kunnen in een offerte individuele voorwaarden zijn opgenomen, bijvoorbeeld ‘bij betaling binnen veertien dagen wordt een betalingskorting verleend van x procent’. Als inkoper hanteer je zelf vaak inkoop- en uitbestedingsvoorwaarden. De verwijzing naar algemene voorwaarden heeft als doel deze voorwaarden onderdeel van de overeenkomst te maken.

Welke Inkoopvoorwaarden moet/mag ik gebruiken?

Alle gemeenten die samen Regio Rivierenland vormen maken gebruik van de inkoopvoorwaarden volgens het VNG model als de aanbesteding gaat over een levering of dienst. Voor sommigen gemeenten zijn er kleine nuances aangebracht (zie intranet). Mocht het echter zo zijn dat in de aanbestedende branche voorwaarden zijn tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, dienen deze ook te worden gebruikt.

Voor ICT aanbestedingen schrijft de VNG inkoopvoorwaarden gebruik te maken van inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) versie 2016. Deze inkoopvoorwaarden zijn beter toepasbaar op deze specifieke branche.

Werken hebben ook eigen inkoopvoorwaarden die beter afgestemd zijn op de branche, de UAV 2016. Het advies is van deze inkoopvoorwaarden gebruik te maken.

Wat is het verschil tussen het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden?

Het inkoopbeleid bevat de missie en visie waarop binnen de organisatie omgegaan wordt met inkoopvraagstukken. Het inkoopbeleid geeft antwoord op de vraag: "Hoe gaan we inkopen?". De inkoopvoorwaarden geven aan welke voorwaarden de overeenkomst moet voldoen. De inkoopvoorwaarden geven antwoord op de vraag: "Welke voorwaarden hanteert Regio Rivierenland binnen inkoopvraagstukken"?

Europees aanbesteden

Wat is Tenderned?

Om het aanbestedingsproces te vereenvoudigen en te optimaliseren heeft de overheid Tenderned ontwikkeld. Een volledig digitaal aanbestedingssysteem dat aanbestedende diensten en ondernemingen door het proces leidt.

Wat is Negometrix?

Negometrix is een aanbestedingplatform dat het inkoopproces vereenvoudigt en versnelt. Hierdoor kunnen leveranciers beter worden beoordeeld en offertes objectief vergeleken.

Wat is het verschil tussen Tenderned en Negometrix?

Tenderned is ontwikkeld door de overheid en verplicht om te gebruik bij Nationale en Europese aanbestedingen. Negometrix is een vrij platform wat het inkoop proces simpeler maakt. In Negometrix kan men alle soorten aanbestedingen plaatsen. Wanneer dit een Nationale of Europese aanbesteding is wordt deze via Negometrix ook geplaatst op Tenderned

Moet ik knippen in een opdracht?

Nee, volgens de aanbestedingswet hoef je niet te knippen, maar bundelen mag in ieder geval niet. Daar waar mogelijk wordt de gemeente geacht de opdracht in percelen op de markt te brengen. Is de gemeente van mening dat dit niet kan/moet .... dan dient dit in de offerteaanvraag gemotiveerd te worden.

Hoe bepaal ik de waarde van de opdracht in relatie tot de te volgen aanbestedingsprocedure?

Voor de waarde van de opdracht moet de totale waarde van de opdracht bepaald worden inclusief alle opties (verlengingen, optioneel af te nemen dienstenverlening, kosten service level agreement, etc.) maar exclusief BTW.

Leveringen 
Voor leveringen zijn dit alle kosten voor het verkrijgen van het product en eventueel daarbij verleende diensten.
Diensten: Voor diensten zijn dit alle kosten die met deze dienstverlening verbonden zijn, inclusief de opties die daarbij worden benoemd.

Voorbeeld: Een overeenkomst van 1 jaar met 2 optiejaren à € 70.000,- per jaar geeft een waarde voor de overeenkomst van 3x € 70.000,- = € 210.000,-. Deze € 210.000,- valt voor leveringen/diensten onder de regels van Europees aanbesteden, voor werken geldt hier wat hiervoor omschreven is in het eigen gemeentelijk inkoopbeleid.

Werken
Voor werken zijn dit alle kosten die gerelateerd zijn aan het tot stand komen van het werk, welke bij de opdracht inbegrepen zijn of hier logischerwijs toe behoren.

Is er een maximaal aantal offertes bij een aanbestedingsprocedure?

In onderstaande tabel is te zien welk aantal offertes minimaal en maximaal dienen te worden uitgevraagd per procedure:

 

Inkoopproces

Hoe krijg ik inzicht in de markt?

Voor het verkrijgen van inzicht in de markt en het achterhalen of er voldoende aanbieders zijn is het mogelijk twee typen marktconsultatie doen; deskresearch en fieldresearch.

Deskresearch
Deskresearch is het verzamelen van informatie vanuit bestaande beschikbare bronnen, bijvoorbeeld: Google, encyclopedieën of jurisprudentie.

Fieldresearch
Fieldresearch is het verzamelen van nieuweinformatie door bijvoorbeeld te spreken met marktpartijen of intermediairs.

 

Hoe sluit ik een goed contract?

Een goed contract geeft alle formele afspraken weer die zijn gemaakt tussen beide partijen. Een goed contract maakt de kernbedingen inzichtelijk, geeft verplichtingen weer en zorgt voor juridische duidelijkheid. Om deze aspecten te borgen bevat een goed contract altijd de inkoopvoorwaarden van uw organisatie en doet u aan effectief contractbeheer.

Contractbeheer
Contractbeheer is het vormen van een dossier waarin de gemaakte afspraken inzichtelijk, helder en gemeten worden.

Note: onderhandelen met partijen is niet toegestaan.

Hoe kan ik omgaan met gunning?

Er zijn twee uitgangspunten hoe om te gaan met gunning: de beste prijs-kwaliteitverhouding en de laagste prijs.

De beste prijs kwaliteitverhouding
Bij de beste prijs kwaliteitverhouding weegt de aanbestedende dienst de kenmerken af die belangrijk zijn voor de opdracht. Het gaat hierbij om het afwegen van de factor prijs tegenover subcriteria. Voorbeelden van subcriteria zijn o.a.: Kwaliteit, planning, milieuaspecten, risico, etc. Voor al deze criteria wordt vooraf vastgesteld welke weging deze krijgt. Op basis van deze weging beoordeelt de aanbestedende dienst de offerte.

De laagste prijs
Hierbij kiest de aanbestedende dienst voor de offerte met de laagste prijs tegen acceptabele kwaliteit.

Inkoopbureau Regio Rivierenland

Wie werken er bij het inkoopbureau?

High level inkoopadviseurs met ruime ervaring van alle soorten aanbestedingen en branches.

Wat is de rol van de inkoopadviseur van Regio Rivierenland?

Regio Rivierenland neemt in aanbestedingen de rol van adviseur aan voor haar klanten. Vooraf treedt Regio Rivierenland in gesprek met haar klanten om wensen en behoeften goed in kaart te brengen, waarna dit vertaald wordt naar een aanbesteding of inkoopadvies. Het inkoopbureau houdt hierbij toezicht op de rechtmatigheid van de aanbesteding. Onderdelen als het programma van eisen wordt echter door de gemeente aangeleverd.

Wanneer MOET ik de inkoopadviseur van Regio Rivierenland inschakelen?

Per gemeenten zijn verschillende afspraken gemaakt wanneer de inkoopadvies van Regio Rivierenland ingeschakeld moet worden, kijk hiervoor in het inkoopbeleid van de gemeente. Bij de meeste gemeentes is het verplicht om een inkoopadviseur van Regio Rivierenland in te schakelen bij nationale en Europese aanbestedingen.

Je bent daarnaast altijd vrij om een inkoopadviseur van Regio Rivierenland in te schakelen. De adviseur kan meedenken in het proces en tips geven. Hoe eerder je de adviseur betrekt hoe beter hij van dienst kan zijn. Het inkoopbureau werkt namelijk met planningen en vroeg betrokken worden is daarom gewenst.

Zijn er ook standaarddocumenten van Regio Rivierenland beschikbaar?

Ja, er zijn standaard documenten beschikbaar. Mocht je gebruik willen maken van deze standaarddocumenten is het verplicht het inkoopbureau mee te laten lezen gedurende het aanbestedingstraject.

Bezwaartermijn en klachten aanbestedingsproces

Wat is een bezwaartermijn?

Een bezwaartermijn is de periode waarbinnen inschrijvers die afgewezen of uitgesloten worden bezwaar kunnen maken tegen de uitslag. Deze termijn is vastgelegd in het Alcatel-arrest en duurt altijd minimaal 20 dagen. Meestal gaat dat vooraf door een vraag te stellen en als ze het niet eens zijn met de beslissing of uitleg kunnen ze - doorgaans bij de rechtbank - een kort geding aanspannen.

Hoe gebruik ik het bezwaartermijn bij leveringen, werken en diensten?

Voor leveringen, diensten en werken is het verplicht het bezwaartermijn te gebruiken bij de nationale en Europese procedure. Bij een enkelvoudig- of meervoudig onderhandse aanbesteding is hier geen dwingend voorschrift voor. Regio Rivierenland adviseert echter een termijn van zeven dagen aan te houden gebaseerd op jurispidentie en aanvullend recht. Na deze zeven dagen vervalt voor de ondernemer het recht bezwaar te maken.

Waar kan de ondernemer een klacht indienen?

Uw eigen organisatie dient een klachtenmeldpunt in te richten en uit te voeren. Echter mag de behandelaar van de klacht niet betrokken zijn bij (de totstandkoming van) de aanbestedingsprocedure. Per gemeente is dit verschillend geregeld.
In geval van een klacht heeft de ondernemer drie opties:

  1. De ondernemer kan terecht bij uw eigen klachtenmeldpunt. De wetgever heeft hier een niet bindende manier voor opgesteld met als doel de gemeenten sneller en laagdrempelig klachten te laten afhandelen. Klik hiervoor op deze link.
  2. De ondernemer kan zich richten tot de commissie van aanbestedingsexperts. Deze krijgt echter veel vragen en reageert niet op alle klachten. De tendens is dat ondernemers dan sneller voor de derde optie kiezen. De website van de commissie van aanbestedingsexperts is te vinden via deze link.
  3. De ondernemer kan een kort geding aanspannen bij de rechtbank.

Vergaderagenda


Meer weten?


Contactpersoon bij Regio Rivierenland is Paul Hendriks, coördinator Team Inkoop a.i..



Bereikbaar: di t/m vr

e: inkoopbureau@regiorivierenland.nl

t: 0344 63 85 75