Nieuws.jpg

Contractgestuurde Dienstverlening Nieuwsarchief

30 april 2019

Project Inkoop 2.0 - onderzoeksresultaten besproken met gemeenten

Team inkoop.jpg

Op 16 april waren de meeste gemeenten vertegenwoordigd bij een bijeenkomst die Regio Rivierenland voor de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen binnen de regio. Op de agenda stond Inkoop. Het Team Inkoop van Regio Rivierenland presenteerde hier de uitkomsten uit het project en onderzoek "Inkoop 2.0".

Team Inkoop

Team Inkoop is een team binnen Regio Rivierenland dat aan de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de regio ondersteuning biedt op het gebied van inkoop. Het team helpt bij het opstellen van beleid, als de gemeente dat wil, of voert een volledige aanbesteding uit voor een gemeente of gemeenschappelijke regeling. Team Inkoop is er als onderdeel van de Regio Rivierenland voor alle aangesloten gemeenten. Toch maakt nog niet iedere gemeente voor alle diensten gebruik van Team Inkoop. Daarnaast blijkt dat Team Inkoop vaak via de coördinator wordt benaderd, terwijl het team bestaat uit meerdere teamleden met allen hun eigen expertise.

Onderzoek

Team Inkoop heeft daarom een onderzoek opgestart onder de naam "Inkoop 2.0". In gesprekken met de gemeenten zijn de verwachtingen en behoeften van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in beeld gebracht en ook de kennis die men heeft over de diensten die Team Inkoop voor gemeenten kan uitvoeren. Tijdens de bijeenkomst werden de uitkomsten en behoeften in gesprekken met elkaar gedeeld. Middels een 'mentimeter' kon iedereen die bij de bijeenkomst aanwezig was, zij aangeven wat een Team Inkoop moet kenmerken. Dit kwam helder naar voren: expertise, deskundigheid, pro actief en kennis is belangrijk voor een Team Inkoop.

Met de uitkomsten van dit onderzoek gaat Team Inkoop van Regio Rivierenland samen met de gemeenten aan de slag om de communicatie verder te verbeteren en de dienstverlening meer gericht en flexibel aan te bieden. Samenvattend zijn de conclusies van het onderzoek dat bijeenkomsten als deze noodzakelijk zijn om de communicatie te verbeteren. Daarnaast moeten de mensen uit Team Inkoop beter beschikbaar zijn voor de gemeenten die een vraag over een inkooptraject hebben of hulp zoeken bij een aanbesteding. Bijeenkomsten als deze, om gezamenlijk kennis en vragen uit te wisselen over de inkoopprocedures, helpt om elkaar beter te vinden en elkaar beter te begrijpen in elkaars behoefte. Dit wordt verder uitgewerkt in een rapport.

Pitch van gemeente Tiel

Ilse Schuring van gemeente Tiel sprak als inkoopcoördinator over haar ervaringen met inkoopprocessen en de ondersteuning van Regio Rivierenland. Als een gemeente een inkoopcoördinator heeft, zijn inkooptrajecten beter te plannen, waardoor er minder tijdsdruk is op het moment dat er aanbesteed moet gaan worden. De eisen zijn eerder in het inkooptraject helder en dat maakt dat de inkoopprocedure met minder spoed en daardoor meer weloverwogen ingegaan wordt. Ook kan er vroeger in het traject afgestemd worden met Team Inkoop.

Vervolgafspraken

Team Inkoop gaat in de komende tijd met de gemeenten afzonderlijk in gesprek om op individueel niveau aan te kunnen sluiten bij de behoeften op inkoopgebied  voor de gemeente of gemeenschappelijke regeling.

Daarnaast is er een verbeterslag gemaakt door op de website van Regio Rivierenland informatie voor gemeenten beschikbaar te stellen. Onderdeel van de informatie zijn de veelgestelde vragen (FAQ) en zijn documenten gestandaardiseerd. Regio Rivierenland onderzoekt nog hoe deze goed beveiligd kunnen worden opgeslagen en ter beschikking gesteld kunnen worden aan haar opdrachtgevers. Met deze documenten kan een gemeente een inschatting maken of een inkooptraject volledig door Regio Rivierenland gedaan moet worden, of dat zij dit zelf kunnen. Uiteraard is Team Inkoop bereikbaar voor vragen van hun klanten over het inkoopproces.

Voor ondernemers

Team  Inkoop biedt via de website ook een factsheet aan aan ondernemers. Dit is een handreiking voor ondernemers bij een inschrijving voor een aanbesteding.

Nieuwsarchief